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AI, RPA & Co: Wie digitale Technologien die Personalarbeit verändern

AI, RPA & Co: Wie digitale Technologien die Personalarbeit verändern

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29. November 2018

Optionen der strategischen Repositionierung von HR in Unternehmen

In der öffentlichen Darstellung mag der produzierende Bereich eine deutlich größere Rolle spielen, de facto ist die Personalfunktion quer durch alle Branchen diejenige, die wohl am stärksten von Digitalisierung und Automatisierung betroffen ist – aber auch am meisten davon profitieren kann. Dabei liegt der Reiz digitaler Technologien nicht allein in besseren und effizienteren Prozessen, sondern vor allem in der Chance zur strategischen Repositionierung der HR im eigenen Unternehmen: vom administrativen Sachwalter hin zum strategischen Co-Piloten des CEO.

Auf dem Weg dahin erwartet Personalmanager allerdings durchaus die eine oder andere Herausforderung. Zwar lassen sich viele administrative Prozesse und regelbasierte Lösungen mit vergleichsweise wenig Aufwand automatisieren. Doch damit ist es nicht getan. Prozesse und Systeme müssen zunächst so harmonisiert werden, dass die vorhandenen Daten auch für Analysen und strategische Entscheidungen nutzbar sind. Diese Entwicklung zieht sich durch die gesamte Wertschöpfungskette der HR-Funktion – von der Personalbeschaffung, über Einsatzplanung, -entwicklung und -bindung bis hin zu Performance-Management und Personalfreisetzung.

Wie können digitale Technologien die HR-Funktion unterstützen? Und vor allem: Welche der teilweise dynamisch wechselnden Trends sind wirklich relevant?

Den derzeit höchsten Reifegrad für eine operative Nutzung in der HR-Arbeit hat zweifellos Robot Process Automation (RPA). Hier verrichten Bots hochgradig strukturierte und standardisierte Arbeiten, die bislang von Menschen erledigt wurde, beispielsweise den Datenaustausch zwischen verschiedenen Quellen. Erprobte Einsatzbereiche sind unter anderem das Sammeln, Bewerten und Kopieren von Daten aus Excel-Files in andere Systeme oder die Eingabe von Mitarbeiterstammdaten aus verschiedenen HR-Systemen in ein ERP-System. Auch Vollständigkeitsprüfungen von Reisekostenerstattungen – Auslesen von Belegen, Kontierung, Buchung, Anstoßen der Zahlung – haben sich im praktischen Einsatz bereits bewährt (auch wenn zum Teil im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips noch menschlich überwacht).

Die Software funktioniert wie ein virtueller Kollege, der strukturierte Prozesse unterstützt. Insgesamt bieten RPA-Lösungen viele Vorzüge, denn sie steigern Effizienz, Qualität, Skalierbarkeit und Compliance, arbeiten zu 100 Prozent regelbasiert, kennen kein Wochenende und keinen Urlaub.

Mit Data Analytics von deskriptiv nach präskriptiv

In der Anwendbarkeit ebenfalls weit vorangeschritten ist der Bereich Data Analytics-basierte HR. People Analytics wertet Daten aus dem HR-Bereich – etwa Mitarbeiter- oder Bewerberdaten – aus. Dahinter steht das Ziel, die Qualität von Entscheidungsprozessen zu verbessern und Lösungen für den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern im Unternehmen anzubieten. Außerdem ersetzen People Analytics die überwiegend deskriptiven Analysen, die bislang den Input und Output von HR-Prozessen messen. Denn um Strategie und Talent optimal in Einklang zu bringen, sollte das Personalmanagement mehr über Ursache und Wirkung von Managemententscheidungen und Mitarbeiterverhalten wissen.

Während HR-Controlling die Entwicklung verschiedener Variablen aus der Rückschau beschreibt, identifiziert People Analytics die wichtigsten Triebfedern und kann erklären und vorhersagen – etwa, ob es zu einer Einstellung kommen wird, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt oder wie es um seine Leistung bestellt ist. Der nächste Schritt sind präskriptive Systeme: Basierend auf "Gelerntem" aus der Vergangenheit werden über multivariate Analysen oder Treiberbäume Aussagen darüber abgeleitet, welches Verhalten zum Unternehmenserfolg besonders beiträgt und deswegen besonders erwünscht ist. Ein Ergebnis könnte beispielsweise sein, dass erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter weniger Accounts betreuen als ihre Kollegen, diese aber intensiver und mit höherem Zeitaufwand pflegen. Daraus lässt sich die Erkenntnis ableiten, wie viele Accounts jeder Vertriebsmitarbeiter haben soll und wieviel Zeit er jeweils darauf verwenden soll.

Intelligente Systeme analysieren also quantitative und qualitative Daten und beantworten auf dieser Grundlage Fragen wie: Was sind die zentralen Charakteristika effektiver Teams? Welche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind die erfolgreichsten? Oder: Welche Rekrutierungsmethoden funktionieren am besten? Mit dieser Hilfe können Unternehmen unter anderem Führungsqualitäten identifizieren und Jobmatchings verbessern.

Vor dem Hintergrund des sich verschärfenden Fachkräftemangels und demografischen Wandels bieten Analytics-Lösungen damit wichtige Informationen für die strategische Personalplanung. Datenbasierte Entscheidungen ersetzen intuitive oder einseitige Entscheidungen. Führungskräfte, die People Analytics einsetzen, können einen besseren Führungsstil pflegen. Die Kombination aus besseren strategischen Einsichten, objektiveren Entscheidungen und besser informierten Führungskräften kommt am Ende auch der Beziehung der Mitarbeiter zu ihrem Unternehmen insgesamt zugute.

Künstliche Intelligenz: Wenn der Bewerber mit dem Bot chattet

Während RPA Aufgaben automatisiert erledigt, soll künstliche Intelligenz (KI) menschliche Intelligenz nachahmen. Dadurch ist sie in der Lage, auch komplexe Aufgaben zu lösen, die nicht regelbasiert sind oder die sich von Zeit zu Zeit ändern. Zu den Einsatzbereichen zählen unter anderem selbstlernende Chatbots, die Fragen von Kunden oder Mitarbeitern beantworten. Solche Bots können die Prozesse in HR-Shared Service Center deutlich verbessern. Im Vergleich zu RPA-Lösungen befinden sich KI-Anwendungen für den HR-Bereich allerdings noch in einem frühen Entwicklungsstadium, bis zur tatsächlichen Marktreife dürften noch einige Monate beziehungsweise Jahre vergehen. Ausnahmen bestätigen die Regel: So ist beispielsweise die KI-gestützte Sprachanalyse von PRECIRE, die in gesprochener und geschriebener Sprache Muster entschlüsselt und auf dieser Grundlage Rückschlüsse auf kommunikative und persönliche Kompetenzen ableitet, bereits bei einem großen deutschen Versicherungskonzern im Einsatz.

Auch die Nutzung von Blockchain-Technologien – den meisten wohl am ehesten im Zusammenhang mit der Kryptowährung Bitcoin bekannt – bleibt bis auf Weiteres Zukunftsmusik. Grundsätzlich hat die Technologie gerade für den HR-Bereich enormes Potenzial, denn über die verteilten Datenbanken bzw. Kontobücher (Ledger) können Mitarbeiter ihr eigenes „smartes“ Profil erstellen und Informationen zu Fähigkeiten, beruflichen Stationen und Abschlüssen hinterlegen, HR kann auf bestimmte freigegebene Informationen dieses „persönlichen“ Ledgers zugreifen und den Fortschritt nachverfolgen. Der große Vorteil von Blockchain ist dabei, dass alle Daten verifiziert sind. Das macht Blockchain unter anderem interessant in der zielgerichteten Rekrutierung, im Bereich Schulung und Training oder bei der Verpflichtung von Freelancern.

Wie die Ausführungen zeigen, haben nicht alle Technologien die gleiche Marktreife, geschweige denn vergleichbares Potenzial. Tatsache aber ist, dass sich Standardprozesse in der HR schon heute per RPA optimieren und knappe Ressourcen sowie vorhandene Daten mithilfe digitaler Technologien deutlich gewinnbringender nutzen lassen. Insgesamt sollte HR jetzt die Gelegenheit nutzen, ihr Geschäftsmodell und Leistungsspektrum zu überdenken. Das bietet auch die Chance, die eigene Positionierung im Topmanagement nachhaltig zu verbessern.

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