Award
Die Gewinner des Intelligent Spend Management Award 2023

Mit Transparenz gegen schwankende Preise

Der Gesamtsieg des diesjährigen Wettbewerbs ging an den Automobilzulieferer Brose, der mit seinem integrierten End-to-End Spend & Revenue Management über alle Kategorien hinweg überzeugt hat.

Den Anstoß für das jetzt ausgezeichnete Projekt gaben häufige Rohmaterial-Preisänderungen bei den über tausend Produktionsmateriallieferanten des Unternehmens mit spürbarem Ergebniseffekt in 2022. Eine bis dahin stark manuell geprägte Datenerfassung, die nicht auf dem ERP-System basierte, und Excel-basierte Kalkulationen waren nicht nur zeitaufwändig, sondern auch unübersichtlich und fehleranfällig. Darüber hinaus führte das nicht abgestimmte Vorgehen von Einkaufs- und Vertriebsorganisation unter anderem dazu, dass es viel zu lange dauerte, bis Zusatzkosten beim Kunden geltend gemacht werden konnten.

Die Einführung von detaillierten Preisänderungsinformationen, eine vollständig digitalisierte und automatisierte Dateneingabe im ERP-System und der Aufbau einer gemeinsamen Datenbank zwischen Einkauf und Vertrieb sollten Abhilfe schaffen – und taten es auch. So konnte der manuelle Aufwand bei der Erfassung von Preisänderungen um 80 Prozent gesenkt werden, die Genauigkeitsprüfung für Rohstoff- und Fehlmengenkosten dauert nur noch halb so lange, die Zahl der Rückfragen von Kundenteams und Produktcontrollern ist deutlich gesunken.

Das mit dem diesjährigen ISM Award ausgezeichnete integrierte End-to-End Spend & Revenue Management hat die Mitarbeitenden bei Brose nicht nur durch die hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der systemgestützten Daten überzeugt, sondern beispielsweise auch durch die Tatsache, dass der Vertrieb bei Verhandlungen die entsprechenden Daten auf Knopfdruck parat hat und wesentlich plausibler argumentieren kann.

Gemeinsames Datenmodell für 100 Ländergesellschaften

Die Digitalisierung der Beschaffung beim Schweizer Industriekonzern Sulzer ist in der Kategorie Business Insight & Foresights ausgezeichnet worden. Damit die Mitarbeitenden aus der Beschaffung in rund 100 Ländergesellschaften so datenbasiert und effizient wie möglich agieren können, hat das Unternehmen ein gemeinsames Datenmodell mit einem gemeinsamen, ERP-unabhängigen Prozess definiert.

Die Lösung umfasst vier Säulen: das ERP, ein Lieferantenportal, ein globales Beschaffungs-Dashboard sowie einen von Sulzer selbst entwickelten Procurement Bot. Alle Säulen laufen seit mittlerweile zwei Jahren, sind integriert und bilden die Grundlage für alle Einkaufsaktivitäten des Unternehmens. Sie werden von einem digitalen Beschaffungsteam mit vier Mitarbeitern für alle weltweiten Aktivitäten verwaltet.

Die Erfolge des dreijährigen Projekts können sich sehen lassen: Alle an der Beschaffung beteiligten Personen profitieren von maximaler Transparenz über das gesamte ERP-System in einem Dashboard, in dem alle Beschaffungs- und Finanzdaten vollständig visualisiert sind. Purchase Order können seitdem mit nur drei Klicks versendet und bestätigt werden. Neun von zehn globalen Lieferanten folgen einem geführten Onboarding-Prozess.

Eine Graphendatenbank macht vorhandenes Wissen nutzbar

Wie in vielen anderen weltweit tätigen Konzernen musste auch die Einkaufsabteilung von ALTANA bislang jede einzelne Beschaffungsaktivität ihrer rechtlichen Einheiten konsolidieren und analysieren. Die dafür verwendeten Daten stammen aus über 30 verschiedenen ERP-Systemen, die in der Vergangenheit in vielen manuellen und zeitaufwändigen Prozessen konsolidiert wurden.

Einer der Nachteile: Das in dieser riesigen Datenmenge verborgene Wissen konnte bislang nur sehr unzureichend dazu genutzt werden, die Lieferketten resilienter auszurichten und synergetisch am Markt zu agieren. EMPOWER, eine KI-unterstützte Graph-Plattform, die mit dem ISM Award 2023 in der Kategorie Business Network ausgezeichnet wurde, ändert dies.

EMPOWER ist eine Datenbank für nachhaltiges Knowledge Engineering im globalen Einkaufsnetzwerk von ALTANA. Die Plattform vereinheitlicht vorhandene Datensätze wie Stamm-, Meta-, Markt-, Lieferanten- und Logistikdaten und visualisiert Datensätze. Dadurch schafft sie vollständige Transparenz über die Unternehmensausgaben und unterstützt die Beteiligten dabei, neue Erkenntnisse zu gewinnen. Die Datenbank speichert Beziehungen und bietet hohe Flexibilität beim Hinzufügen neuer Beziehungen, um auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Werden heute 60 bis 70 Prozent der Anwendungsfälle von der Datenbank abgedeckt, sollen künftig alle wissensbasierten Anwendungsfälle im Einkauf dort implementiert werden.

Mit Best Practices zum Einkauf 4.0

Die international tätige Vaillant Group hat ihre gesamte Prozess- und IT-Landschaft in den Bereichen Lieferantenmanagement, strategische Beschaffung sowie direkte und indirekte Beschaffung zwischen 2019 und 2022 neu definiert und "Einkauf 4.0" dabei bereits vor dem ersten S/4HANA Go-Live als eigene strategische Priorität implementiert.

Die bis dahin teilweise manuelle Angebots- und Auftragsbearbeitung per E-Mail und Excel sowie komplexe manuelle Genehmigungsprozesse wurden auf Basis von Best Practices neu aufgesetzt und eine tief mit SAP ECC & S/4 HANA IT-Landschaft weitgehend im Standard implementiert. Diverse selbst programmierte Tools zur Bedarfsplanung und Ausgabenanalyse/-vorhersage konnten in diesem Zuge abgelöst werden. Neben rund 100 Best-Practice-Prozessen wurden sieben neue IT-Lösungen in verschiedenen Ländern erfolgreich ausgerollt. Ein weiterer Baustein der Neuausrichtung war die Anpassung der globalen Freigabe- und Signaturpolitik mit dem Ziel, die Geschwindigkeit von Tools und Prozessen zu verbessern.

Im Ergebnis hat das Unternehmen, das für seinen neuen „Demand Source Pay“-Process von der ISM-Jury mit dem Preis in der Kategorie Operational Excellence ausgezeichnet wurde, die Durchlaufzeiten im Bestellworkflow von der Abgabe der Bestellanforderung bis zur Übermittlung an den Lieferanten im indirekten Einkauf von bis zu zehn Tagen auf durchschnittlich 3,5 Tage reduziert werden. Die Automatisierungsquote stieg durch Einführung von 185 neuen Katalogen im indirekten Einkauf auf über 85 Prozent.

Mehr Nachhaltigkeit und Transparenz durch End-to-end-digitalisierte Einkaufsprozesse

Gewinner in der Kategorie Organizational Agility & 21st Century Skills wurde der IT-Serviceanbieter Atruvia. Das Unternehmen hat seinen Einkaufsprozess für Materialien und Dienstleistungen auch mit Blick auf Nachhaltigkeits- und Compliance Aspekte durchgängig digitalisiert. Vor dem Projekt prägten heterogene Prozesse, z.B. im Servicemanagement, und fehlende Einblick in Make-or-Buy-Entscheidungen das Bild.

Durch die umfassende Digitalisierung konnte Atruvia nicht nur das externes Personalmanagement und Risikomanagement für seine Dienstleister weiter professionalisieren und das Angebot erhöhen, sondern ermöglicht auch zu 100 Prozent automatisierte Purchase-to-Pay-Prozesse.

Die neu gewonnene Transparenz ermöglicht dem Unternehmen umfassende Einsparungen, beispielsweise durch die Standardisierung von Tarifen und die Bündelung von Bedarfen, aber auch durch die Neuverhandlung von Verträgen. Ein weiterer Vorzug der Digitalisierung ist die Umsetzung des Supply Chain Due Diligence Act.