Viele Unternehmen, die ein Transformationsprojekt durchführen, gründen dafür ein Project Management Office (PMO): Dieses solldas Projekt auf seinem Weg begleiten, die erforderlichen Maßnahmen definieren und deren Umsetzung unterstützen. Die Erfahrung zeigt, dass PMOs tatsächlich ein wesentliches Instrument für eine effektive organisatorische Transformation sind. Doch nicht immer sind sie so erfolgreich, wie sie sein könnten: Viele PMO-geführte Projekte erreichen ihre Ziele nicht innerhalb der geplanten Zeit. Um herauszufinden, woran das liegt, hat Roland Berger knapp 300 Top-Führungskräfte und PMO-Profis im deutschsprachigen Raum nach ihren Erfahrungen befragt und daraus Empfehlungen abgeleitet, wie sich die Erfolgsquote von PMOs maximieren lässt.

Die Umfrage zeigt, dass nicht einmal jedes zwanzigste PMO-geführte Projekt seine Ziele vollständig erreicht. Über 40 Prozent der Projekte liefern sogar weniger als die Hälfte der angepeilten Ergebnisse. Die Antworten der Befragten zeigen, dass eine Vielzahl von Gründen dafür verantwortlich ist: Die Palette reicht von mangelnder Priorisierung durch das Management über die falsche Zusammensetzung des PMO-Teams und ungeeignete IT-Instrumente bis zu der Tatsache, dass die Zeit, während der das PMO den Wandel unterstützt, häufig zu kurz angesetzt wird.

Optimierter PMO-Prozess steigert Erfolgsquote

Umgekehrt zeigt sich, dass es sich lohnt, Aufwand in die Optimierung des PMOs und der dazugehörenden Prozesse zu investieren. Denn besonders erfolgreich sind solche PMOs, denen in dieser Hinsicht viel Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Natürlich gibt es für das optimale PMO-Setting keine Einheitslösung, dazu unterscheiden sich Transformationsprojekte viel zu sehr: Zielsetzung, Dringlichkeit und Umfang eines Projekts spielen hier ebenso eine Rolle wie etwa Komplexität der Organisation des Unternehmens. Doch aus den Ergebnissen der Umfrage lassen sich dennoch allgemeingültige Empfehlungen ableiten, mit denen sich ein optimal an die konkreten Bedingungen angepasstes PMO schaffen lässt:

Mit diesen fünf goldenen Regeln lässt sich ein strukturierter Prozess starten, mit dem sich das Potenzial des PMOs erheblich steigern lässt. Damit gewinnen Unternehmen ein starkes Instrument, um Transformationsprogramme gezielt zu steuern und so die gesetzten Ziele auch tatsächlich zu erreichen.

1. Maßgeschneiderte Lösung schaffen
   Das PMO sollte frühzeitig geplant und dabei genau auf die Anforderungen des geplanten Transformationsprogramms ausgerichtet werden. Dabei sollte der Fokus vor allem auf drei Dimensionen liegen: dem Umfang des Programms, seiner Dringlichkeit und der organisatorischen Komplexität, die dahinter steht.
2. Richtigen Team-Mix sicherstellen
   PMO-Teams aus internen und externen Mitgliedern haben eine höhere Erfolgsquote; am besten schneiden Teams mit 50 bis 75 Prozent externer Unterstützung ab. Zudem braucht es ein ausgewogenes Verhältnis aus Seniorität; Branchen- oder Funktionsexpertise sowie Talent in Schlüsselbereichen.
3. Aktionen bis zur Umsetzung begleiten
   Das PMO sollte nicht nur Aktionen definieren, sondern muss auch deren Umsetzung unterstützen. Konzeptionelle Ideen müssen daher in detaillierte Einzelmaßnahmen mit klar zugewiesenen Verantwortlichkeiten und festen Terminen übersetzt werden. Und: Die Funktion des PMOs darf nicht zu früh reduziert oder beendet werden. Zudem braucht es eine klare Führungsstruktur mit angemessener Beteiligung des Managements.
4. Implementierung nachverfolgen
   Für eine erfolgreiche Umsetzung muss das PMO während des gesamten Prozesses bestimmte Regeln einhalten. Dazu gehört die Einrichtung von idealerweise fünf "Quality Gates" mit klaren Kriterien für das Erreichen der nächsten Stufe: "Maßnahme identifiziert", "Maßnahmenwirkung validiert", "Maßnahmenbeschreibung ausgearbeitet", "Maßnahme umgesetzt" und "Maßnahmenrealisierung bestätigt".
5. Effektives IT-Tool auswählen
   Um die Umsetzung von Maßnahmen zu verfolgen, benötigt das PMO ein effektives IT-basiertes Tool. Nur wenn dieses optimal für die spezifischen Anforderungen des Programms ausgewählt wird, kann es Struktur schaffen und Disziplin fördern – das ist insbesondere wichtig bei Projekten, die sich über verschiedene Funktionen, Standorte und sogar Länder erstrecken. Das Tool muss auf den Umfang des Programms zugeschnitten und gegebenenfalls in die Berichts- und Kontrolllandschaft integriert sein.